如果您覺得會議花掉您大部分的時間，那麼您並不是唯一這樣想的。根據會議科學專家Joseph Allen博士的說法，經理們在疫情前花了75％的工作時間在準備、組織和參加會議，但其中卻有超過一半的會議體驗是糟糕的。
如果您的會議目的明確，計劃周密且運作良好，則可以成為強大的工具，但過多的會議往往卻被認為是沒必要且沒有效率的。那麼我們該如何避免糟糕的會議呢？ 我們又該如何使會議變得更好？
Allen與羅技Logitech的Nicole Baer和Philippe Depallens一起在Zoomtopia 2020上回答了這些問題以及更多內容。請觀看他們如何＂進行良好會議的技巧＂或下載我們清單，以改善組織的會議狀況。
會前準備
詢問自己：這場會議是必要的嗎？
快速回答以下問題，以評估您是否需要這場會議：
．我的會議有明確的目的/目標嗎？
．共同協作或討論是否對幫助我達到我的目標？
．我需要討論複雜或私密的資訊嗎？
如果您回答＂是＂，則安排一場會議可能是最好的方法；如果不是，請考慮使用電子郵件、文字訊息或以電話取代。
整理參與者的名單
邀請清單中的每個人是否都在有認真參與會議？如果您有重要協作會議，請嘗試至少邀請5到7個人參加，否則即使多人參加會，但只有少數幾人認真參與。
創建和擬訂議程
預約會議能提醒您會議召開的時間並讓會議更有效率的召開，提前排程您的會議，並將其發送給所有與會者，讓他們可以整理自己的想法并更快速的進入情況。
盡量縮短會議時間
嘗試將會議保持在45分鐘之內，並且盡量避免將會議的間隔時間安排的太近，如果你的會議時間長於一小時，安排個短暫的中場休息可以讓與會者有足夠的時間放送並恢復元氣。
會議中要保持專注
當線上會議提醒彈出時，請停止當前的事情，並花幾分鐘時間準備，將精力集中在即將舉行的會議上。喝杯水、聽個音樂、冥想或起身走走，嘗試放鬆心情就讓自己能集中精神於會議中不輕易分心。
會議裡的提示
從閒聊開始
花些時間培養感情常可以為會議帶來更好的成效。在您開始討論正式之前可以透過關心彼此的對話及閒談給彼此留下更好的印象。
鼓勵更多的互動
鼓勵用戶開啟視訊和音訊互相交流，使每個人都有發言權。透過叫與會者名字來鼓勵參與。並嘗試切換不同的顯示模式， 從螢幕共享到畫廊模式再到聚焦，這樣的轉換也可以幫助保持與會者的專注力。
成為會議的參與者
請在會議過程中放下手邊其他不重要的工作，專心參與在會議中。會議中可以向主持人以小圖式反應您聽到的內容。 如果您不想中斷主持人的對話內容，請在會議聊天的文字共享區域分享您的意見。
專注於會議重點
當談話開始離題的時候，請照著列表上的會議重點將會議拉回主題。建議列出不相關的項目並於會議結束後再進行討論，以使會議專注於主要目標。
平等與尊重
在工作場所中婦女和弱勢群體往往會受到無意識地忽視，而線上會議會可能強化這種狀態，我們應當更專注地去傾聽每個人的發言，讓每一位與會者都能一同參與。
會議後的跟進
發送會議記錄跟錄影
利用會議記錄、錄影、筆記，提供給參與會議的人。這樣可以保證每個人都能迅速進入狀況並不用花上太多時間在會議上。
提供更多的資訊
接納會議中較少發言或遲到的人並為他們發送會議紀錄和錄影，同時可以索取一些意見和反饋。
評估並取消不必要的會議
在會議結束後評估該會議的內容是否需要刪減或縮短，以確保整場會議達到預期的目的。
請參考我們Zoomtopia2020的精彩片段，了解更多關於教育、醫療照護的運用，並與Zoom保持聯繫以為您的工作建立更棒的運用。
原文參考: Simple Tips for Happier, More Productive Meetings (blog.zoom.us)